“Es ist 17:00. Ich klappe den Laptop zu und ich bin fertig. Nicht nur fertig mit dem Arbeiten, sondern am Ende meiner Energie. Ich kämpfe mich durch den restlichen Nachmittag mit den Kindern nur um dann am Abend auf der Couch niederzusinken”
Das hat mir einmal jemand in einem Gespräch geschildert. Er war anfang 30, Führungskraft, und komplett erschöpft nach einem Tag voller Meetings. Das Problem dabei? Diese Tage gab es zu oft.
Unsere Arbeitswelt ist von Effizienz und Produktivität geprägt. Das führt oft dazu, dass gerade Führungskräfte in einem schier endlosen Meetingmarathon sitzen.
Obwohl Meetings wichtig sind, um Informationen zu teilen und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten, fühlen sie sich viel zu oft als Belastung an. Die Terminkalender von Führungskräften sind übersät mit Terminen und dennoch fühlen sie sich nicht an Fortschritt an.
Die große Anzahl an Meetings lässt fast kein konzentriertes Arbeiten über einen längeren Zeitraum mehr zu. Somit werden in Meetings Arbeitspakete vereinbart, die nicht eingehalten werden können. Es fehlt einfach die Zeit dazu.
Dazu kommt, dass Meetings oft schlecht strukturiert und somit ineffizient sind. In diesen Meetings sitzt niemand gerne und trotzdem werden sie regelmäßig abgehalten.
Es ist essentiell, die Meetingkultur kritisch zu hinterfragen, um zu prüfen, wie effizient sie ist. Dadurch kann die Anzahl der Meetings gesenkt und die verbleibenden optimiert werden.
Genau das werden wir uns in diesem Artikel ansehen. So, dass du die Anzahl deiner Meetings senken kannst.
Schritt 1: Meetingkultur evaluieren
Im ersten Schritt ist es wichtig, einen Schritt zurückzugehen, um zu checken, wie Meetings bei dir im Unternehmen gelebt werden. Haben andere Führungskräfte ein ähnliches Problem? Sind Meetings meistens ineffizient?
Das gibt dir einen guten Überblick darüber, ob es an deiner Selbstorganisation oder am Unternehmen liegt.
Liegt es am Unternehmen, kannst du dieses Feedback im ersten Schritt an die zuständigen Personen weitergeben. Das werden aller Voraussicht deine Führungskraft und/oder HR sein. So kannst du dazu beitragen, dass die Meetingkultur im gesamten Unternehmen besser wird.
Liegt es an deiner Selbstorganisation, weißt du auch, wo du ansetzen kannst. In diesem Fall hast du es sogar komplett selbst in der Hand, da es hauptsächlich daran liegt, wie du deine Woche planst.
Was du aber in beiden Fällen tun kannst, ist deine Zeit besser zu planen. Sorge dafür, dass du zwischen Meetings Pausen hast, die genau richtig sind. So, dass du zur Toilette gehen, Wasser holen oder dich kurz bewegen kannst.
Ein Geheimtipp sind hier “Speedy Meetings”. Dabei wird die Dauer der Meetings von 30 auf 25 und von 60 auf 50 Minuten gekürzt. Zwischen kurzen Meetings hast du somit immer 5 Minuten Pause, um kurz mal durchzuatmen. Nach längeren Meetings hast du zumindest 10 Minuten. Diese kurzen Pausen alleine können dein Stresslevel schon drastisch reduzieren.
Mit dieser kleinen Änderung, verlierst du keine Produktivität und gewinnst bis zu 16% deines Arbeitstages in Form von Pausen zurück. Gelebtes Pareto Prinzip also.
Schritt 2: Meetings effizienter gestalten
Regel Nummer 1 bei Meetings ist es, nur an Meetings teilzunehmen, die eine klare Agenda oder ein klares Ziel haben.
Wenn ein Meeting das nicht hat, kannst du zu 99% davon ausgehen, dass es ineffizient sein wird. Warum? Niemand im Meeting ist vorbereitet, worauf denn auch? In den ersten Minuten wird versucht den Rahmen abzustecken, was auch schwer ist, weil ja niemand vorbereitet ist. Die restliche Zeit wird dann noch wahllos gebrainstormt oder es werden Meinungen ausgetauscht, die aber wenig relevant sind, weil wichtige Informationen meist noch fehlen.
Gehe also mit gutem Beispiel voran und erstelle für jedes Meeting eine klare Agenda oder kommuniziere ein klares Ziel des Meetings.
Wenn dir selbst das Ziel eines Meetings nicht klar ist, frag danach bevor du überhaupt am Meeting teilnimmst. Argumentiere damit, dich bestmöglich auf das Meeting vorbereiten zu wollen. Das zeigt Wertschätzung und so wirst du mit der Zeit etablieren können, dass Agenden und Ziele von Meetings zum Standard werden.
Stelle auch immer kritisch in Frage, ob du wirklich an diesem Meeting teilnehmen musst. Wenn schon 1 oder 2 Mitarbeiter von dir daran teilnehmen, warum solltest du dann auch noch im Termin sitzen? Mit jeder weiteren Person steigt die Komplexität von Meetings und zwar schon alleine deswegen, weil jede Person ja auch etwas beitragen will. Bei einer Meetinggröße ab 6 Personen kann sich eine simple Feedbackrunde schon ganz schön in die Länge ziehen. Geschweige denn von komplexeren Diskussionen.
Schritt 3: Alternativen zu Meetings nutzen
Der 3. Schritt um in weniger Meetings zu sitzen ist es, weniger Meetings zu machen. Wow. Mega Tipp, oder?
Aber ganz ehrlich. Wie oft bist du schon in einem Meeting gesessen und hast dir gedacht: “Eine E-Mail hätte da auch gereicht”.
Eine gute E-Mail zu einem komplexen Thema zu schreiben bedeutet Aufwand. Da sitzt man gut und gerne schon einmal 30 Minuten oder länger dabei. Eine Termineinladung zu senden hingegen dauert vielleicht 5 Minuten. Und ich muss mir dazu noch wenig Gedanken machen. Zur Not kann ich das Meeting sogar improvisieren und dann sind wir wieder beim Beispiel von oben.
In vielen Fällen kannst du aber schon vieles per Mail, Slack oder anderen Messengern lösen. Immer dann, wenn es um Informationsaustausch geht, brauchst du kein Meeting.
Um das zu veranschaulichen, kommt hier ein kleines Rechenbeispiel: Angenommen du machst ein Meeting mit insgesamt 6 Personen (inkl. dir) in denen du 30 Minuten lange Informationen präsentierst kostet euch das Meeting 6 x 30 Minuten, also 180 Minuten, plus die Zeit, sagen wir 90 Minuten, die du für die Vor- und Nachbereitung brauchst. Insgesamt kommen wir also auf 270 Minuten.
Wenn du das selbe Meeting als E-Mail formulieren kannst, brauchst du vielleicht 30 Minuten um das E-Mail zu schreiben. Die 5 Empfänger lesen es in 5 Minuten, was insgesamt eine Gesamtzeit von 55 Minuten ausmacht. Also 215 Minuten, bzw. 3,5 Stunden, weniger.
Bist du Teilnehmer:in, sparst du 25 Minuten. Bist du Meeting-Host, sparst du dir 90 Minuten. Und das für das gleiche Ergebnis.
Key Takeaways
Was du dir unbedingt mitnehmen solltest ist:
- Evaluiere ob es an dir liegt oder an der unternehmensweiten Meeting-Kultur.
- Gestalte Meetings effizienter. Kein Meeting ohne Agenda oder Ziel.
- Mache nur dann Meetings, wenn ein Meeting wirklich notwendig ist.
Mit diesen Tipps wirst du dir massiv viel Zeit ersparen und dein Stresslevel nachhaltig reduzieren.
