Wer kennt es nicht? Am Ende der Woche ist die To-do-Liste länger geworden und nicht kürzer. Dazu kommt, dass die Aufgaben, die man eigentlich erledigen wollte, immer noch drauf sind.
Für viele sind To-do-Listen unerlässlich und helfen uns enorm, unseren Arbeitsalltag zu managen. Ohne sie wären wir vermutlich aufgrund der vielen Informationen, die den ganzen Tag auf uns einprasseln, verloren.
Und trotzdem kann unsere To-do-Liste richtig viel Stress in uns auslösen. Sobald die Liste zu unübersichtlich wird, wird es kritisch. Auch wenn viele riesige Aufgaben drauf stehen und wir gar nicht wissen, woher wir die Zeit dafür nehmen sollen.
Aber warum wird deine To-do-Liste oft länger als kürzer?
Hier gibt es zwei mögliche Gründe:
- Externe Faktoren, die du nicht beeinflussen kannst.
- Interne Faktoren, die du sehr wohl beeinflussen kannst.
Mit den externen Faktoren musst du leider leben. Manchmal bist du eben in einer Phase, wo von vielen verschiedenen Stellen Aufgaben zu dir kommen, die du auch nicht weiter delegieren kannst.
Auch wenn du damit zwar leben musst, gibt es dennoch Möglichkeiten, wie du besser damit umgehen kannst. Mehr dazu kommt später noch.
Deine internen Faktoren kannst du allerdings schon beeinflussen. In den meisten Fällen liegt das nämlich daran, dass du dir selbst zu viel auflädst.
Das kann daran liegen, dass du den Aufwand unterschätzt, dass du deinen Vorgesetzten zeigen willst, wie viel du schaffen kannst oder dass du die Prioritäten deiner Aufgaben nicht gut genug kennst. Du hast also eine Motivation in dir, die dich dazu bringt, dir immer mehr Aufgaben aufzuladen.
Das Gute daran ist, dass du diese internen Faktoren selbst in deiner Hand hast. Du hast also die Chance, hier oft mit kleinen Veränderungen große Wirkungen zu erzielen, um zukünftig deine To-do-Liste von deinem Feind zu deinem Freund zu machen.
Zwei Wege, wie du deine To-do-Liste zu deinem Freund machst
Jetzt wissen wir, was die Gründe für eine immer länger werdende To-do-Liste sind. Daher können wir uns ansehen, was du dagegen tun kannst.
Möglichkeiten gibt es hier natürlich viele und für dich werden vielleicht bestimmte Dinge relevanter sein als andere. Ich habe allerdings zwei Aspekte mitgebracht, die für die meisten relevant sind.
Priorisiere deine Aufgaben
Wenn deine To-do-Liste mal wieder etwas länger ist, ist es umso wichtiger genau zu wissen, woran du gerade arbeiten solltest. Dein Arbeitstag hat nur round about 8 Stunden und du kannst in dieser Zeit nur das schaffen, was du schaffen kannst.
Umso wichtiger ist es zu wissen, womit du dich in diesen 8 Stunden beschäftigen solltest.
Wenn du deine 8 Stunden „verschwendest“ und nicht an den richtigen Aufgaben arbeitest, wird sich dein Stresslevel automatisch erhöhen. Warum? Weil die Deadlines der wichtigen Aufgaben immer näher rücken und du keinen Fortschritt gemacht hast.
Wenn du deine Zeit aber richtig einsetzt und immer an der aktuell wichtigsten Aufgabe arbeitest, wirst du das Gefühl haben, wirklich Fortschritt zu machen, ohne dabei gestresst zu sein.
Ja, du wirst dann vielleicht nur diese eine wichtige Sache schaffen, aber es wird dir viel leichter fallen, die unwichtigen Dinge nach hinten zu schieben, als die eine wirklich wichtige Sache.
Wenn du gerade vor eine lange To-do-Liste sitzt und deine Aufgaben darin nicht priorisiert sind, blocke dir 25 Minuten und mache folgende Übung:
Nimm deine Liste und stelle dir folgende Frage: „Wenn ich nur eine einzige Aufgabe auf dieser Liste erledigen könnte, welche wäre das?“.
So wirst du die wichtigste Sache auf deiner Liste herausfinden. Sobald du diese hast, streiche sie (gedanklich) und mache die Übung mit den restlichen Einträgen. Wenn du beim letzten To-do angelangt bist, hast du eine vollständige Priorisierung und kannst damit beginnen, sie von oben nach unten abzuarbeiten.
Natürlich musst du gewisse Deadlines und zeitliche Abhängigkeiten bei deiner Priorisierung berücksichtigen.
Wenn dann eine neue Aufgabe herein kommt, kannst du sie mit derselben Methode genau an die richtige Stelle deiner To-do-Liste einfügen.
Du kannst jetzt deinen Stakeholdern viel transparenter kommunizieren, wo ihre Anliegen auf deiner Liste sind. Du kannst auch genau erklären, warum sie genau an der Stelle sind. Damit managt du die Erwartungen deiner Stakeholder und kannst dich darauf konzentrieren, deine Aufgaben abzuarbeiten.
Setze klare Grenzen
Nachdem du deine To-do-Liste priorisiert hast, wird es dir schon viel leichter fallen neue Aufgaben einzuordnen. Manchmal kann es vorkommen, dass du so mit Aufgaben überladen bist, dass du einfach nichts Neues mehr nehmen kannst.
Dann ist es wichtig, klare Grenzen zu ziehen und für dich zu entscheiden, dass du nichts zusätzliches mehr aufnehmen kannst.
Es ist zwar richtig, dass du kurzfristig eine hohe Workload durch Überstunden kompensieren kannst, aber das kann nur eine Übergangslösung sein.
Dabei geht es gar nicht ausschließlich um dich und deine Gesundheit, sondern auch um die Gesundheit des Unternehmens.
Stell dir vor, du nimmst dir jede Aufgabe, die zu dir kommt und arbeitest sie ab. Die 8 Stunden deines Arbeitstages reichen schon bald nicht mehr und du erhöhst auf 10 und dann auf 12. Einige Wochen geht das gut, bis du merkst, dass du nicht mehr gut schläfst und dich am Wochenende kaum erholen kannst. Deine Konzentration lässt nach und mit ihr auch die Qualität deiner Arbeit.
Wegen der schlechteren Qualität passieren mehr Fehler, die wieder ausgebessert werden müssen. Das kostet dir wertvolle Zeit und Energie. Du befindest dich in einer Negativspirale, bis dein Körper irgendwann das Handtuch wirft und dir mit einer Krankheit eine Zwangspause verpasst.
Fürs Unternehmen natürlich ganz schlecht. Du hast zwar mit 110% Produktivität gestartet, bist aber schon bald auf vielleicht 80% gefallen. In deiner Zwangspause kannst du nicht einmal mehr 50% geben. Deine Produktivität ist auf 0 gesunken.
Hättest du von Anfang an klare Grenzen gesetzt, wäre es nicht so weit gekommen und du hättest konstant 100% geben können.
Wenn du richtig kommunizierst, muss es auch gar nicht schwierig sein, Grenzen zu setzen. Sei transparent und sprich mit deinem/deiner Vorgesetzten über deine hohe Arbeitslast. Gemeinsam werdet ihr einen Weg finden, wie du sie wieder normalisieren kannst.
