In unserer hektischen Welt ist es leicht, den Fokus zu verlieren und sich in einem Meer von Aufgaben zu verlieren. Die ständige Ablenkung durch E-Mails, Meetings und unvorhergesehene Anfragen kann es schwierig machen, die dringendsten und wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und ihnen die angemessene Aufmerksamkeit zu schenken.
Doch mit einem klaren Priorisierung-Leitfaden kannst du deine Zeit besser verwalten, effizienter arbeiten und letztendlich mehr erreichen. Diese strukturierte Herangehensweise ermöglicht es dir, einen klaren Überblick über deine Prioritäten zu behalten und sicherzustellen, dass du deine Ressourcen dort einsetzt, wo sie am meisten benötigt werden.
Indem du die fünf Schritte dieses Priorisierungs-Leitfadens befolgst – von der Festlegung klarer Ziele bis zur regelmäßigen Überprüfung deiner Prioritäten – kannst du deine Aufgaben richtig priorisieren und deinen Tag optimal nutzen. Diese Methode hilft dir nicht nur, produktiver zu sein, sondern auch ein Gefühl der Zufriedenheit und Erfüllung in deiner Arbeit zu finden, da du weißt, dass du deine Zeit sinnvoll investierst.
Die 5 Schritte
Jeder der 5 Schritte ist wichtig um die Priorisierung deiner Aufgaben richtig zu machen. Jeden Schritt kannst du in nur wenigen Minuten umsetzen.
Die Planung sollte dabei einen geringen Teil deiner tatsächlichen Arbeitszeit beanspruchen. Wenn du 80% deiner Zeit in die Planung deiner Arbeit steckst, bleiben dir nur mehr 20% fürs tatsächliche Arbeiten. Das kann zum Problem werden und in diesem Extrembeispiel ist es sogar fraglich, ob die Planung nicht sogar zu einem schlechteren Ergebnis führt. Einfach weil so viel Zeit für Planung drauf geht.
Ziele
Der erste Schritt auf dem Weg zur richtigen Priorisierung ist das Festlegen deiner Ziele. Du musst wissen, welches Ziel du verfolgst. Nur wenn du diesen Nordstern festgelegt hast, kannst du deine Prioritäten auch dementsprechend setzen.
Liste
Sobald du deine Ziele im Blick hast, ist es wichtig, alle relevanten Aufgaben aufzulisten. Entweder pflegst du ohnehin eine To-Do Liste oder du erstellst dir für diese Übung eine. Es ist wichtig, wirklich alles aufzulisten, auch Aufgaben, die z.B. in deinem Hinterkopf oder einer E-Mail versteckt sind.
Bewerte
Im dritten Schritt bewertest du die Aufgaben in deiner Liste. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten wie z.B. die Eisenhower Matrix oder die ABC-Analyse.
Egal welche Technik dich am meisten anspricht, es ist wichtig die Aufgaben auf deiner Liste in eine Reihenfolge zu bekommen. Ganz oben soll die wichtigste und ganz unten die am wenig wichtigste Aufgabe stehen.
Plane
Sobald du deine Priorisierung vorgenommen hast, kannst du deine Aufgaben in Zeitblöcke einteilen. Diese Zeitblöcke sollten in deinem Kalender blockiert sein, damit du auch wirklich die Zeit hast, um daran zu arbeiten. Eine gute Planung hilft dir, den Überblick über deine Aufgaben zu behalten und sicherzustellen, dass du genug Zeit für die wichtigen Dinge hast.
Überprüfe
Nachdem du an deinen Aufgaben gearbeitet hast, solltest du in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob die Bewertung noch aktuell ist. Durch neue Informationen oder einfach weil Zeit vergangen ist, kann es sein, dass sich die frühere Bewertung verändert hat. Das hat dann wieder Auswirkungen auf deine weitere Planung. Eine regelmäßige Überprüfung hilft dir, flexibel zu bleiben und deine Prioritäten entsprechend anzupassen.
Es mag anfangs vielleicht ein wenig Zeit kosten, sich in diesen Prozess einzuarbeiten, aber sobald du ihn beherrschst, wirst du feststellen, wie viel effizienter und stressfreier deine Arbeitsweise wird. Die Investition in die richtige Priorisierung zahlt sich auf lange Sicht immer aus. Also nutze diesen Leitfaden, um deine Prioritäten zu setzen und deine Produktivität zu steigern.
