“Ich kann alles schaffen, wenn ich nur hart genug arbeite.”
Ein Mantra, das den Alltag von Manfred jahrelang bestimmt hat. Lange Arbeitstage, viele wichtige Projekte gleichzeitig und um auch wirklich alles zu schaffen, arbeitete er auch am Wochenende. Bis es eben nicht mehr ging. Sein Körper machte schlapp und verpasste ihm eine 6-monatige Zwangspause.
6 Monate vollen Fokus auf eine einzige Sache. Wieder gesund werden.
Auch wenn das ein krasses Beispiel ist, zeigt es nur zu gut wie wichtig es ist auf unsere Arbeitslast zu schauen. Der Mythos, dass wir mehrere Dinge gleichzeitig tun können, wurde in vielen Studien widerlegt. Und trotzdem hält er sich hartnäckig in der Arbeitswelt.
Probleme von Multitasking
Multitasking hat mehrere Nachteile. Tasks werden langsamer und ineffizienter erledigt und die Fehlerquote ist erhöht. Es macht daher gar keinen Sinn mehrere wichtige Dinge “gleichzeitig” zu tun.
Chris Bailey schreibt in seinem Buch Hyperfocus*, dass wir nur einen gewissen Aufmerksamkeitsbereich haben. Je nach Komplexität des Tasks ist dieser schneller oder langsamer ausgefüllt. Gerade bei komplexen Tasks sind wir relativ schnell ausgelastet.
Multitasking wird also dann zum Problem, wenn wir zu viele Tasks haben, die nicht alle in diesem Aufmerksamkeitsbereich Platz haben. Wir können daher gleichzeitig spazieren gehen und mit einem Freund telefonieren, während wir die Uhrzeit ablesen, denn es handelt sich um 3 Tasks, die für uns sehr einfach zu erledigen sind.
Sobald wir in einen Bereich kommen, in dem wir mehrere Tasks gleichzeitig erledigen wollen, die jeweils so groß sind, dass sie nicht mehr gemeinsam in den Aufmerksamkeitsbereich passen, haben wir ein Problem. Dann können wir diese Aufgaben nämlich gar nicht mehr gleichzeitig erledigen. Stattdessen wechseln wir zwischen den Aufgaben hin und her.
Jede Aufgabe ist dabei ein Programm, das in unserem Gehirn abläuft. Arbeiten wir an Aufgabe A, wird dieses Programm geladen. Sobald wir zu Aufgabe B wechseln, müssen wir auch das Programm wechseln. Bis wir dann wieder alles beisammen haben um Aufgabe B zu erfüllen, dauert es eine Weile. Und auch wenn wir das im ersten Moment nicht merken, weil der Wechsel so schnell geht, ist es anstrengend für unser Gehirn.
Diese “Context switches” sind genau das Problem.
Am schnellsten sind wir nämlich, wenn wir eine Tätigkeit möglichst lange tun. Unser Gehirn kann dann nämlich alle Abläufe möglichst effizient gestalten. Durch die ständige Änderung der Tätigkeit ist das aber nicht möglich.
Wir kommen dadurch auch nicht an einen Punkt, wo wir unser Tun effizienter gestalten können. Wir werden ja ständig rausgerissen.
Und schlussendlich entstehen dabei auch vermehrt Fehler.
Das alles führt dazu, dass Multitasking unser Stresslevel in die Höhe treibt.
Die Macht von Fokus
Fokus ist eine der Superkräfte, die du als Führungskraft entwickeln kannst. Es ist vermutlich sogar eine der Superkräfte, die dir in allen Lebenslagen helfen werden.
Unsere Umwelt ist nicht darauf ausgelegt, fokussiert zu sein. Das startet beim Großraumbüro und endet beim Smartphone. Ablenkung, wohin das Auge reicht.
Wenn du es schaffst, in einer Zeit, wo die Aufmerksamkeitsspanne auf teilweise unter 2,5 Sekunden gesunken ist, dich auf eine Sache zu fokussieren, wirst du aus der Masse herausstechen.
Echte Produktivität entsteht auch nur dann, wenn wir mehr von den wichtigen Dingen tun. Viel zu oft lenken wir uns aber mit Kleinigkeiten ab, um “busy” zu sein.
So wirst du vom Multi-Tasker zum fokussierten Single-Tasker
Um vom abgelenkten Multi-Tasker zum fokussierten Single-Tasker zu werden darfst du dir Effektivitätsgewohnheiten aufbauen. Gehe dafür diese Schritte durch:
- Einsicht
- Mindset wechseln
- Ablenkungen minimieren
- Priorisieren
- Blockzeiten
- Effektivitätsmethoden
- Reflektieren und verbessern
Einsicht
Wenn du bis hierher gelesen hast, solltest du diesen Punkt bereits erledigt haben. Denn du hast sicher schon erkannt, dass Multitasking nicht die effektivste Methode ist, um Aufgaben abzuarbeiten.
Mindset wechseln
Es ist essentiell, dass du für dich selbst eine Entscheidung triffst. Busy zu sein, ist kein Status-Symbol. Es ist viel mehr eine moderne Art von Faulheit. Denn wenn du busy bist, denkst du selbst super produktiv zu sein, wenn du in Wirklichkeit keinen nennenswerten Fortschritt machst.
Werde dir also bewusst darüber, dass es besser (und gesünder) ist, eine Sache nach der anderen abzuarbeiten.
Ablenkungen minimieren
Du kannst deine Umwelt beeinflussen und das solltest du definitiv tun. Versuche dir eine Umgebung zu schaffen, in der du so wenig wie möglich abgelenkt wirst.
Starte damit, dass du die Benachrichtigungen auf deinem Smartphone ausstellst. Das kann ein großer Schritt für dich sein, aber du wirst schnell feststellen, dass du nichts versäumst. Wenn es manche Apps gibt, die dir unbedingt Benachrichtigungen schicken müssen, ist das auch ok, solange du diese Benachrichtigungen bewusst wählst.
Im nächsten Schritt kannst du an deinem Office Platz arbeiten, mit deinen Kollegen ausmachen, nicht gestört zu werden, wenn du z.B. Kopfhörer aufhast, etc. Du darfst also kreativ werden und so viele Ablenkungen wie möglich eliminieren.
Priorisieren
Wenn du mehr als 2 Aufgaben auf deiner To-do Liste hast, solltest du dir darüber Gedanken machen, welche wichtiger ist. Das ist so essentiell, weil es dir die psychologische Sicherheit gibt zu wissen, dass du an der richtigen Aufgabe arbeitest.
Methoden zur Priorisierung gibt es viele. Eine der einfachsten ist es dich zu fragen, welche Aufgabe du erledigen würdest, wenn du heute nur eine einzige erledigen dürftest. Die Ausgewählte ist sehr wahrscheinlich die wichtigste.
Blockzeiten
Blockiere dir Zeiten, an denen du an einer Aufgabe arbeiten möchtest. So stellst du sicher, dass du auch wirklich dazu kommst fokussiert an einer Aufgabe zu arbeiten. Wichtig ist es dann nur mehr, dich an diese Zeiten zu halten.
Effektivitätsmethoden
Auch hier gibt es verschiedenste Methoden. Zwei möchte ich dir heute kurz vorstellen.
Die 2-Minuten-Regel besagt, dass du Dinge, die weniger als 2 Minuten dauern, direkt abarbeiten sollst. Du bekommst z.B. eine Mail und die Beantwortung dauert weniger als 2 Minuten? Dann sende die Antwort sofort. Ein Aufschieben würde dir in dem Fall mehr Zeit kosten, als du jetzt sparst.
Die Pomodoro Technik gibt dir einen definierten Arbeitsblock von 25 Minuten vor, der von einer 5 Minuten Pause gefolgt ist. In diesen 25 Minuten arbeitest du voll konzentriert an der einen Aufgabe, die du ausgewählt hast. Danach hast du kurz Pause um zu verschnaufen.
Diese Technik kann dir helfen dich leichter zu fokussieren und spontane Gedanken nach hinten zu schieben.
Reflektieren und verbessern
In regelmäßigen Abständen macht es Sinn zurückzublicken, um aus der Vergangenheit zu lernen. Am besten machst du das 1x wöchentlich und verbindest das mit deiner Wochenplanung. Das hat den Vorteil, dass du sehr häufig kleine Veränderungen machen kannst. Diese kleinen Veränderungen wirken sich langfristig wahnsinnig gut für dich aus, da deine Entwicklung exponentiell steigt. Ganz nach dem Konzept der 1% Methode* von James Clear.
Ich habe dazu eine detaillierten Guide mit einer Anleitung für dich erstellt.
Key Takeaways
Was du dir unbedingt mitnehmen solltest ist:
- Multitasking hemmt dich
- Busy zu sein ist kein Status-Symbol
- Fokus ist eine Superpower in der heutigen Zeit
- Baue deine Effektivitätsgewohnheiten auf, um vom abgelenkten Multi-Tasker zu fokussierten Single-Tasker zu werden.
Mit diesen Tipps wirst du dir massiv viel Zeit ersparen und dein Stresslevel nachhaltig reduzieren.
*bei dem hinterlegten Link handelt es sich um einen Affiliate Link.
