In diesem Artikel lernst du, wie du durch smarte Zeitplanung und richtiger Priorisierung leichter durch deinen Berufsalltag kommst. Du erfährst auch, was Zeitmanagement mit deiner Resilienz zu tun hat.
Viele kennen es aus dem Berufsalltag. Wir versuchen ständig mehrere Bälle in der Luft zu halten. Jeder Stakeholder behauptet, die eigene Anforderung an dich wäre die wichtigste und sollte am besten schon gestern erledigt worden sein.
Dazu kommen deine eigenen Projekte und Themen deiner Mitarbeiter:innen oder Kolleg:innen, die du mitbekommst.
Vielleicht hast auch du das Gefühl, dich eigentlich zwei teilen zu müssen, um alles abarbeiten zu können.
Ich könnte dir jetzt davon erzählen, dass es diese Phasen gibt und das ganz normal in der Arbeitswelt ist. Ich könnte dir erzählen, dass du einfach durchbeißen musst und du sicher bald wieder verschnaufen kannst. Ich könnte dir auch sagen, dass das eben das Arbeitspensum ist, wenn man Leader sein möchte.
… aber all diese Aussagen würden dir vermutlich wenig weiterhelfen. Stattdessen möchte ich dir zwei Strategien anbieten, wie du so eine Situation verbessern kannst.
1. Smarte Zeitplanung
Dass du deine Zeit planen sollst, ist klar. Dass diese Zeitplanung aber auch smart sein sollte, liegt zwar auf der Hand, wird aber oft nicht so umgesetzt. Damit du das Beste für dich rausholst, befolge diese 3 Level der smarten Zeitplanung.
Level 1
Sobald du fertig gelesen hast, sieh dir deinen Kalender an. Welche Termine stehen darin?
Hast du nur Meetings geblockt oder hast du auch Arbeitsblocker eingetragen.
Meistens sitzen Menschen, die in Leadership Positionen sind, vermehrt in Meetings. Auch wenn sie ein Team haben, das operative Dinge übernehmen kann, musst du als Leader ja trotzdem noch arbeiten. Das vergessen aber viele einzuplanen.
Und wenn du keine Arbeitstermine eingeplant hast, kann es gut sein, dass dein Kalender bald sehr fragmentiert aussieht. Du hast zwischen Meetings eher kurze Verschnaufpausen, als wirklich Zeit, um an einem Thema zu arbeiten.
Gerade bei komplexeren Themen benötigst du mindestens 1-2 ungestörte Stunden, um wirklich ins Thema eintauchen zu können. Wenn du während des Arbeitstages allerdings immer nur 30 Minuten Blöcke hast, in denen du arbeiten kannst, wird es schwierig für dich, solche Themen anzugehen.
Level 2
Du hast dir als Arbeitsblöcke geplant, aber sind diese auch richtig geplant?
Stelle dir bei den Arbeitsblöcken die Frage, ob die geplante Zeit realistisch ist. Meistens ist es kein Problem, wenn du schneller bist als geplant. Aber was passiert, wenn du länger brauchst? Wann wirst du die Aufgabe dann abschließen?
Gerade wenn du dir mehr Zeit eingeplant hast, versuche eine Agenda für dich festzulegen. So, wie du es bei jedem anderen Termin vermutlich auch machen würdest.
Wenn du dir einen ganzen Nachmittag für die Vorbereitung der Mitarbeitergespräche blockst, aber keinen Plan hast, was du genau in dieser Zeit machen willst, kann der Termin verschwendete Zeit sein. Warum? Weil du dich an diesem Nachmittag erst einmal orientieren musst. Du musst überlegen, was du eigentlich vorbereiten willst, mit wem du starten sollst, etc. Das stiehlt dir wertvolle Zeit, die dir am Ende fehlen wird.
Um Level 2 abzuschließen, machst du also für jeden Arbeitsblock eine Agenda. So weißt du genau, was du in der Zeit machen willst.
Level 3
Nicht jede Tätigkeit kannst du zu jeder Tageszeit mit 100% Energie ausführen. Wie jeder von uns, wirst auch du Phasen haben, in denen du produktiver bist. Genauso gibt es Phasen wo es weniger Sinn macht, an wirklich wichtigen oder komplexen Themen zu arbeiten.
Für manche Menschen bedeutet das, dass sie direkt in der Früh mit den größten Themen starten sollten. Andere brauchen erst einmal 1-2 Stunden, um wirklich konzentriert arbeiten zu können.
Wir alle haben immer leichtere und schwerere Tasks. Lege sie dir so, dass du sie möglichst effizient abarbeiten kannst.
Um das Level 3 abzuschließen, lerne deinen Biorhythmus kennen und richte deine Arbeit danach aus.
2. Priorisierung
Zwei Dinge gleichzeitig machen zu können, ist ein Mythos. Es stimmt zwar, dass wir gleichzeitig telefonieren können, während wir den Geschirrspüler ausräumen und uns gleichzeitig an der Nase kratzen, aber darum geht es ja gar nicht.
Es geht ja darum, dass wir nicht zwei komplexe Tätigkeiten gleichzeitig machen können. Aus diesem Grund wird z.B. bei vielen Autos mittlerweile schon das Radio leiser gestellt, wenn wir den Rückwärtsgang einlegen.
Und da wir nur eine Sache gleichzeitig tun können, können wir nur eine bestimmte Anzahl an Aufgaben jeden Tag erledigen.
Wenn wir für jede Aufgabe auf unserer To-do-Liste eine Stunde benötigen, können wir rein rechnerisch 8 bis maximal 12 Aufgaben erledigen. Da ist aber noch nicht mit hinein gerechnet, dass wir auch einmal eine Pause machen müssen und unsere Konzentration sowieso nicht so lange hält.
Es ist laut dieser Rechnung aber auch klar, dass wir keine 24 Dinge von unserer Liste an einem Tag schaffen werden.
Das führt dazu, dass wir wählen müssen, womit wir uns beschäftigen. Meistens ist es eine gute Idee, wenn wir uns in unserer limitierten Zeit mit den wichtigsten Dingen zuerst beschäftigen. Und daher müssen wir priorisieren.
Sobald wir das annehmen, geht die eigentliche Schwierigkeit erst los. Denn jede Aufgabe kämpft natürlich darum, erledigt zu werden.
Manche Dinge machen uns Spaß und deshalb wollen wir sie zuerst erledigen. Manche Dinge sind uns von unseren Vorgesetzten aufgetragen worden und wir wollen einen guten Eindruck machen. Manche Dinge kommen von einem besonders lästigen Kollegen, der jeden Tag mehrmals nach dem Status fragt.
Trotzdem macht es Sinn, eine klare Priorisierung zu haben und diese dann von oben nach unten abzuarbeiten. Das schafft dir nämlich die nötige Klarheit, um deine Entscheidung allen Stakeholdern auch transparent kommunizieren zu können.
Zusammenfassung
Wenn du diese beiden Strategien anwendest, wirst du dir leichter tun, deine Aufgaben mit weniger Stress abzuarbeiten.
Dadurch, dass du dein Zeitmanagement in die eigene Hand nimmst, gewinnst du an Handlungsspielraum. Du wirst wieder Herr oder Frau über deine eigene Zeit. Du gestaltest deine Zukunft.
Das alles hilft dir, deine Resilienz zu stärken.
