Was wäre, wenn ich Dir sagen würde, dass 2 Minuten über Deine Produktivität entscheiden können? Und 85% der Menschen diese 2 Minuten falsch nutzen.
Aber erstmal auf Anfang. Wenn du produktiv sein möchtest, dann gibt es 2 Dinge, die du beachten solltest:
- Du willst an den richtigen Dingen arbeiten
- Du willst das möglichst konzentriert machen
Beides liegt auf der Hand und trotzdem werden genau diese beiden Punkte von den meisten Menschen falsch gemacht.
Die 2 Minuten Regel kann dir helfen beide Punkte zu erfüllen.
Aber was hat das mit den 2 Minuten vom Anfang zu tun?
Über den Tag hinweg kommen viele kleine Aufgaben auf dich zu, die erledigt werden wollen. Beispiele dafür sind:
- Projekt-Statusbericht durchschicken
- LinkedIn-Kommentare beantworten
- Slack-Nachrichten beantworten
- Anrufe entgegennehmen
- E-Mails beantworten
Jede dieser Aufgaben ist in weniger als 2 Minuten erledigt. Und genau deshalb solltest du sie auch sofort erledigen. Denn jede Planung dieser Tasks würde unnötigen Overhead hinzufügen. Und dann wird aus einem 2-Minuten-Task gleich mal ein 10-Minuten-Task.
Die nächste Rechnung kannst du dann schnell im Kopf machen. Angenommen ich habe 6 dieser 2-Minuten-Tasks und ich arbeite sie sofort ab, habe ich 12 Minuten gebraucht. Wenn ich sie aber zu 10-Minuten-Tasks mache, brauche ich plötzlich 1 Stunde dafür.
Wie kommt es zu diesem Overhead?
Das hat zwei Gründe:
- Du benötigst Zeit um die Aufgaben zu planen
- Dein Unterbewusstsein schließt nicht mit diesen Aufgaben ab
Wenn du etwas planst, hast du immer den Overhead.
- Du musst deinen Kalender öffnen,
- einen freien Slot suchen,
- einen Termin erstellen.
- Später dann musst du dich wieder in die Sache hinein denken um dort fortzufahren, wo du zuletzt stehen geblieben bist.
Speziell z.B. bei einer wichtigen aber unangenehmen Email eines Kunden hast du womöglich deine Gedanken an diese Aufgabe ständig im Hinterkopf. Und dass hemmt deine Konzentration so lange bis die Mail beantwortet hast.
Was kann ich tun?
Wenn du einen gut strukturierten Tag hast, dann erledige diese Aufgaben immer sofort.
Und damit dein Tag gut strukturiert ist, stelle sicher, dass dich solche Aufgaben nur zu gewissen Zeiten erreichen. Nämlich dann, wenn du dich auch darum kümmern willst.
Du solltest daher E-Mail nur zu bestimmten Zeiten checken und deine Notifications möglichst alle abschalten. 90% der kurzen Aufgaben kommen nämlich durch diese Kanäle und die allermeisten sind gar nicht so zeitkritisch wie wir immer denken.
Wenn du das berücksichtigst, werden dich die kleinen Aufgaben nicht mehr überrollen und du kannst sie effektiv abarbeiten.
