Erfolg durch Priorisieren: Sofort weniger Stress und mehr Leistung durch den richtigen Fokus

Was ist deine wichtigste Aufgabe heute? 5… 4… 3… 2… 1… Wenn du es jetzt noch nicht weißt, kann es sein, dass du ein Problem mit dem Priorisieren hast?

Aus der Praxis weiß ich, dass Führungskräfte ein Stressproblem bekommen, wenn sie ihre Prioritäten nicht klar definiert haben. Denn gerade sie bekommen oft mehr Aufgaben zugespielt, als sie selbst abarbeiten könnten.

Deshalb ist richtiges Priorisieren so wichtig

In einer Welt, die von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (VUCA) geprägt ist, stehen Führungskräfte vor beispiellosen Herausforderungen. Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, ist daher von entscheidender Bedeutung, um in diesem Umfeld erfolgreich zu sein.

Volatilität und Unsicherheit

Die Business-Welt ist heute volatiler und unsicherer denn je. Märkte verändern sich rasch, neue Technologien entstehen und politische Ereignisse können unvorhersehbare Auswirkungen haben. In einem solch dynamischen Umfeld ist es für Führungskräfte unerlässlich, klare Prioritäten zu setzen, um sich auf die wichtigsten Ziele und Chancen zu konzentrieren. Nur so kannst du proaktiv agieren und wirst nicht von einer Herausforderung zur nächsten getrieben.

Komplexität und Ambiguität

Die Komplexität und Ambiguität der heutigen Geschäftswelt machen es schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen. Führungskräfte müssen eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen, von Kundenbedürfnissen über Wettbewerbsanalysen bis hin zu regulatorischen Anforderungen. Durch die Festlegung klarer Prioritäten können Führungskräfte sicherstellen, dass sie ihre begrenzten Ressourcen dort einsetzen, wo sie den größten Nutzen erzielen können.

Gleichzeitig bedeutet das aber auch, dass du mit den Informationen arbeiten musst, die du hast. Es ist meistens nicht möglich, eine Entscheidung anhand aller Informationen zu treffen. Arbeite mit dem was du hast und ändere agil die Richtung, wenn neue Informationen hinzukommen.

Stressmanagement und Work-Life-Balance

Der Druck und die Belastung, denen Führungskräfte in einer VUCA-Welt ausgesetzt sind, können zu erheblichem Stress führen. Indem sie klare Prioritäten setzen und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, können Führungskräfte ihren Stress reduzieren und eine bessere Work-Life-Balance erreichen. Dies ermöglicht es ihnen, effektiver zu arbeiten und gleichzeitig ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden zu erhalten.

Du hast nur eine bestimmte Zeit zur Verfügung. Überstunden zu machen kann eine temporäre Lösung sein, darf aber nicht zur Selbstverständlichkeit werden. Deshalb ist es auch für deine mentale Gesundheit so wichtig, Prioritäten zu setzen.

Priorisierungstechniken

Um Prioritäten zu setzen, gibt es einige Techniken. Hier sind 3 davon aufgelistet, die dir helfen können, bessere Entscheidungen zu treffen. Alle 3 haben eines gemeinsam, sie helfen dir die wichtigsten Aufgaben für dich herauszufinden. Egal welche Technik du wählst, sie sollte für dich einfach umzusetzen sein.

Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip ist auch als die 80/20 Regel bekannt. Es besagt, dass ca. 80% der Ergebnisse durch 20% der Ursachen erzeugt werden. Anders ausgedrückt heißt das, dass 20% deiner Aufgaben für 80% des Ergebnisses verantwortlich sind.

Du kennst das sicher, dass du gerade am Anfang eines Projekts viel Fortschritt erzielst. Schon nach kurzer Zeit, steht das Grobkonzept und die ersten Schritte sind definiert. Je mehr du ins Detail gehst, desto länger dauert es, bis du vorzeigbare Ergebnisse erzielst. Das ist das Pareto Prinzip in der Praxis.

Du kannst dieses Prinzip für dich nutzen, um dich auf die 20% der Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf deine Ziele haben. Die Anwendung ist dabei super einfach:

1. Identifikation der wichtigsten Aufgaben: Erstelle eine Liste deiner Aufgaben erstellen und finde heraus, welche 20% davon den größten Nutzen oder die größte Wirkung haben.
2. Fokus auf die Schlüsselaufgaben: Arbeite an den identifizierten Schlüsselaufgaben. Alles andere kann warten.
3. Delegation oder Eliminierung unwichtiger Aufgaben: Die verbleibenden 80% der Aufgaben sollten überprüft werden, um zu entscheiden, welche delegiert oder sogar eliminiert werden können. So sparst du extra Zeit.

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse verfolgt einen anderen Ansatz. Diese Methode bietet Führungskräften eine strukturierte Möglichkeit, ihre Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu bewerten.

Dabei klassifiziert du deine Aufgaben in drei Kategorien: A, B und C.

• A-Aufgaben sind diejenigen, die höchste Dringlichkeit und Wichtigkeit haben. Sie sind essentiell für den Erfolg und erfordern unmittelbare Aufmerksamkeit. Diese Aufgaben sollten oberste Priorität haben und sofort angegangen werden.
• B-Aufgaben sind zwar wichtig, aber weniger dringend als A-Aufgaben. Sie tragen ebenfalls zum langfristigen Erfolg bei, erfordern jedoch nicht sofortige Aufmerksamkeit. Diese Aufgaben sollten strukturiert in den Zeitplan integriert werden, um sicherzustellen, dass sie nicht vernachlässigt werden.
• C-Aufgaben sind weniger wichtig und dringend. Sie können aufgeschoben, delegiert oder eliminiert werden, da sie einen geringeren Einfluss auf die Gesamtziele haben. Es ist wichtig, diese Aufgaben zu identifizieren und entsprechend zu priorisieren, um Zeit und Ressourcen für wichtigere Aufgaben freizusetzen.

Sobald du diese Klassifizierung vorgenommen hast, konzentriere dich auf die A-Aufgaben. Dann bist du sicher, dass du deine Zeit bestmöglich einsetzt.

In regelmäßigen Abständen kannst du diese Klassifizierung wiederholen. Es kann sein, dass sich dann die Wichtigkeit oder Dringlichkeit verändert hat und z.B. eine ehemalige B-Aufgabe zu einer A-Aufgabe wird.

Eisenhower Matrix

Die Eisenhower Matrix ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Führungskräften hilft, ihre Aufgaben zu priorisieren und ihre Zeit effizient zu nutzen. Diese Matrix bietet eine einfache Methode, um zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

Daraus ergeben sich 4 Quadranten, in die sich Aufgaben einteilen lassen.

1. Dringend und wichtig: Aufgaben in diesem Quadranten erfordern sofortige Aufmerksamkeit und sind entscheidend für den Erfolg. Sie sollten unmittelbar angegangen und erledigt werden.
2. Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben haben langfristige Auswirkungen und sind entscheidend für langfristige Ziele. Sie sollten in den Zeitplan integriert und strategisch angegangen werden.
3. Dringend, aber nicht wichtig: Aufgaben in diesem Quadranten mögen auf den ersten Blick wichtig erscheinen, sind jedoch nicht entscheidend für den Erfolg. Sie können delegiert oder eliminiert werden, um Zeit für wichtige Aufgaben freizusetzen.
4. Nicht dringend und nicht wichtig: Diese Aufgaben lenken oft von den Hauptzielen ab und sollten vermieden werden.

Key Takeaways

Was du dir unbedingt mitnehmen solltest ist:

• Kennst du deine Prioritäten nicht, leistest du schlechtere Arbeit und erhöhst dein Stresslevel
• Wähle eine Priorisierungstechnik die dir hilft und die sich für dich leicht umsetzen lässt.

Mit diesen Tipps wirst du dir massiv viel Zeit ersparen und dein Stresslevel nachhaltig reduzieren.